Os documentos PDF continuam a ser um dos formatos mais utilizados pelas organizações para comunicar com clientes, parceiros e entidades reguladoras. No entanto, um PDF visualmente correto nem sempre é um PDF acessível. Muitos documentos não conseguem ser interpretados adequadamente por leitores de ecrã e outras tecnologias de apoio, criando barreiras no acesso à informação para pessoas com deficiência visual ou outras necessidades específicas.

Com a entrada em vigor dos requisitos associados ao European Accessibility Act (EAA), as organizações enfrentam o desafio de garantir que os seus conteúdos digitais possam ser lidos, compreendidos e navegados por todos os utilizadores, independentemente da tecnologia de apoio utilizada.

Idealmente, a acessibilidade deve ser assegurada na origem, integrada nos próprios processos de criação e produção dos documentos. Esta abordagem permite que os requisitos de acessibilidade sejam considerados desde o início, evitando a necessidade de adaptar posteriormente grandes volumes de informação.

Contudo, esta nem sempre é uma realidade possível. Muitas organizações produzem diariamente grandes quantidades de documentos, através de processos altamente automatizados e sistemas de produção massiva de informação. Nestes contextos, os sistemas existentes podem não dispor da tecnologia, flexibilidade ou capacidade de processamento necessárias para gerar, de forma consistente e em tempo útil, documentos que cumpram integralmente os requisitos de acessibilidade.

É precisamente neste contexto que a solução desenvolvida pela Softinsa assume particular relevância. Em vez de exigir uma transformação imediata dos sistemas de produção existentes, a solução permite atuar sobre os documentos já produzidos, adaptando-os para uma leitura acessível e preparando-os para responder aos requisitos do standard PDF/UA (Universal Accessibility).

A solução foi concebida para que os documentos possam ser corretamente interpretados por leitores de ecrã, respeitando a ordem de leitura, a estrutura e organização da informação e a compreensão global do conteúdo, sem comprometer a aparência visual dos documentos originalmente produzidos.

Esta capacidade assume especial importância em ambientes onde são gerados grandes volumes de documentos, como instituições financeiras, seguradoras, utilities, telecomunicações ou outras organizações que comunicam regularmente com milhares ou milhões de clientes. Nestes cenários, a possibilidade de adaptar os documentos de forma automatizada e eficiente permite ultrapassar limitações dos processos existentes, sem necessidade de substituir ou redesenhar imediatamente toda a cadeia de produção documental.

José Almeida Torres, Banking Client Unit da Softinsa, destaca que “a acessibilidade deve, idealmente, ser assegurada na origem. No entanto, muitas organizações produzem grandes volumes de documentos e nem sempre dispõem da tecnologia necessária para garantir, de forma eficiente e em tempo útil, que estes sejam verdadeiramente acessíveis.

É neste contexto que a solução da Softinsa acrescenta valor, permitindo adaptar documentos já produzidos para uma leitura acessível, sem alterar a sua apresentação visual. Mais do que responder a requisitos regulamentares, queremos ajudar as organizações a melhorar a experiência dos seus clientes e a promover uma comunicação mais inclusiva.”

À medida que a transformação digital avança e os requisitos de acessibilidade ganham maior relevância, garantir a acessibilidade dos documentos deixa de ser apenas uma questão tecnológica ou regulamentar. É também uma forma de promover a igualdade de acesso à informação, melhorar a experiência dos clientes e construir organizações mais inclusivas e preparadas para o futuro.